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Corporate Production  Event Budget Guide

EVENT BUDGET

1.0  Objective / Purpose

9.0  Decorations

17.0  Props / Staging

2.0  Theme

10.0  Rental Items

18.0  Giveaways

3.0  Schedule of Events

11.0  Entertainment

19.0  Liability Insurance

4.0  Location

12.0  Children's Activities

20.0  Security

5.0  Accommodations

13.0  Adult Activities

21.0  Emergency Medical

6.0  Transportation

14.0  Pictures / Video

22.0  Back-up Plans

7.0  Invitations

15.0  Lighting

 

8.0  Food / Catering

16.0  Audio / Visuals

Corporate Checklist

 

Category/ Item

ESTIMATE

CATEGORY TOTALS

GRAND TOTAL

1.0  Objective / Purpose:

   

     

  

2.0  Theme:

    

  

  

  • Formal

   

  

  

  • Semi-Formal

   

     

  

  • Casual

   

  

  

  • Outdoors

   

  

  

  • Indoors

   

  

  

  • Sit down Dinner

   

  

  

  • Buffet

   

  

  

  • Are Children/Relative Invited?

   

  

  

Subtotal:

   

  

  

         

  

  

  

3.0  Schedule of Events:

  

  

  

  • Pre-Event

  

  

  

  • Scheduled Speakers

  

  

  

  • Event

  

  

  

  • Post Event

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

    

  

  

  

4.0  Location:

  

  

  

  • Date of Event

  

  

  

  • Rent Fee/Rental Rate

  

  

  

  • Space

  

  

  

  • Parking

  

  

  

  • Other Considerations

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

    

  

  

  

5.0  Accommodations:

  

  

  

  • Out of Town Guests

  

  

  

  • Number of Rooms

  

  

  

  • Singles/Doubles

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

    

  

  

  

6.0  Transportation

  

  

  

  • Air

  

  

  

  • To/From Airport

  

  

  

  • To/From hotel

  

  

  

  • To/From Event(s)

  

  

  

  • Other Transportation

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

    

  

  

  

7.0  Invitations

  

  

  

  • Assemble Guest List

    

  

  

  • Special Guests

  

  

  

  • Speakers Guests

  

  

  

  • VIP's

  

  

  

  • Mailing Date

  

  

  

  • Reaction Time

  

  

  

  • R.S.V.P.'s

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

    

  

  

  

8.0  Food / Catering

  

  

  

  • Select Catering Company

  

  

  

  • Servers/Waiters

  

  

  

  • Quantity

  

  

  

  • Select Meal

  

  

  

  • Timeline

  

  

 

  • Schedule of Events to Caterer

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

   

  

  

  

9.0  Decorations

 

  

  

  • Table Decorations

  

  

  

  • Place Cards

  

  

  

  • Other decorations

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

  

  

  

  

10.0  Rental Items(arrange delivery)

  

 

  

  • Tables / Chairs

  

  

  

  • Linens

  

  

  

  • Tent(s)

  

  

  

  • Heating

  

  

  

  • Lighting

  

   

  

  • Overhead Lighting

  

  

  

  • Weather Considerations

  

  

  

  • Dinnerware

  

  

  

  • Plastic

  

  

  

  • China

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

  

  

  

  

11.0  Entertainment:

  

  

  

  • Music (Enjoyable to All?)

  

  

  

Live Band

  

  

  

DJ

  

  

  

  • Power

  

  

  

  • Public Address System

  

  

  

  • Games (ie.. Casino Type)

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

   

  

  

  

12.0  Children's Activities

  

  

  

  • selection (appeal, safety)

  

  

  

  • arrange supervision

  

  

  

  • additional supplies

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

   

  

  

  

13.0  Adult Activities (theme appropriate, references)

  

  

  

  • selection (appeal, safety)

 

  

  

  • additional supplies

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

   

  

  

  

14.0  Pictures / Video

  

  

  

  • Photographer

  

  

  

  • Video Photographer

  

  

  

Subtotal:

  

  

 

   

  

  

  

15.0  Lighting

  

  

  

  • Spot Lights

  

  

  

  • Dimmer Switches

  

  

  

  • Lighting for Dinner

  

  

  

  • Lighting for Speakers

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

   

  

  

  

16.0  Audio / Visuals

  

  

  

  • Sound System/P.A.

  

  

  

  • Multi-Media Projector

  

  

  

  • Overhead

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

   

  

  

  

17.0  Props / Staging

  

  

  

  • built to suit

  

   

   

  • rental

  

  

  

  • installation

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

   

  

  

  

18.0  Giveaways:

  

  

  

  • How Many

  

  

  

  • What Type

  

  

  

  • Personal

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

   

  

  

  

19.0  Liability Insurance

  

  

  

  • Vendor Insurance

  

  

  

  • Personal Liability

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

   

  

  

  

20.0  Security:

  

  

  

  • Overnight

  

   

  

  • Uniformed/Armed

  

  

  

  • Plain Clothes

  

  

  

  • Escorts

  

  

  

Subtotal:

  

  

  

   

  

  

  

21.0  Emergency Medical:

  

  

 

  • EMT'S

  

  

  

  • Transport

 

  

  

  • Lifeflight

  

  

  

  • Treatment Room

 

   

  

Subtotal:

  

  

  

   

  

     

  

22.0  Alternate Plans:

 

  

  

  • Date/Time

 

 

 

  • Location

 

 

 

  • Entertainment

 

 

 

  • Food

 

 

 

  • Sound

 

  

 

Subtotal:

 

 

 

   

 

 

 

Grand Total:

 

 

 

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